Vorzimmerkraft (m/w/d) für die Abteilung A „Verfassung und Staatsverwaltung“

Aufgabengebiet

  • Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs (u. a. Weiterleitung nach Zuständigkeit)
  • Vermittlung von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
  • Terminkoordination und Kalenderverwaltung sowie Dienstreiseservice für die Abteilungsleitung
  • Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern
  • Redaktionelle Überarbeitung des Schriftverkehrs der Abteilung inkl. elektronische Vorgangsbearbeitung: Erzeugung von Vorgängen in der E-Akte, Verwaltung der E-Akte
  • Pflege diverser Telefon- und Adresslisten der Abteilung

Ihr Profil

  • Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
  • Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wünschenswert im öffentlichen Dienst
  • Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
  • Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
  • Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit
  • Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
  • Interesse am Aufgabenbereich der Abteilung sowie die im Umgang mit personalwirtschaftlichen Vorgängen zu wahrende Diskretion und Vertraulichkeit.

Wir bieten

  • Ein unbefristeter krisensicherer Arbeitsplatz in Vollzeit (40 Wochenstunden) in zentraler Innenstadtlage in München.
  • Eine übertarifliche Bezahlung in der Entgeltgruppe 8 TV-L; nähere Informationen zu den Entgeltgruppen finden Sie z. B. unter www.oeffentlicher-dienst.info. Einschlägige und/oder förderliche hauptberufliche Tätigkeiten können nach einer individuellen Prüfung bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden.
  • Funktionsgebundene Zulage (max. 240 €) bei übertariflicher Eingruppierung nach erfolgreicher Einarbeitung.
  • Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Landesbehörde (sogenannte „Ministerialzulage“ derzeit circa 203 € monatlich)
  • Bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Ballungsraumzulage (sogenannte „Münchenzulage“ circa 150 € monatlich)
  • Tarifliche Jahressonderzahlung (ehemaliges „Weihnachtsgeld“)
  • Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub zzgl. Dienstfrei am 24. und 31.12., Fahrradleasing, Gesundheitsförderung wie z.B. Firmenfitness, vergünstigtes JobTicket für den ÖPNV
  • Modern ausgestatteter, arbeitsergonomisch optimierter Arbeitsplatz
  • Gleitende Arbeitszeit (Präsenzzeit) mit sehr guten Ausgleichsmöglichkeiten sowie Homeoffice im Rahmen der erforderlichen Präsenzzeiten im Vorzimmer, die gemeinsam mit der weiteren Mitarbeiterin eingebracht werden (jeweils Montag bis Freitag)
  • Gezielte Fort- und Weiterbildungen sowie strukturierte Einarbeitung

Weitere Informationen

Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe gesichert ist.

Die Stelle ist für schwerbehinderte Bewerber/Bewerberinnen geeignet. Schwerbehinderte Bewerber/Bewerberinnen werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt.

Die Tätigkeiten erfordern die Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach Art. 11 Bayer. Sicherheitsüberprüfungsgesetz.

Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (u. a. Motivationsschreiben, lückenloser Lebenslauf, Schul-, Berufsabschluss- und Arbeitszeugnisse, einschlägige Fortbildungsnachweise) richten Sie bitte bis spätestens 21.02.2025 per E-Mail an:

Bewerbungen-Z5@stmi.bayern.de

(Max. 10 MB, ausschließlich in einem PDF-Dokument ohne aktive Inhalte – andere Dateiformate oder Downloads aus Internetspeichern bleiben aus Sicherheitsgründen unberücksichtigt.)

oder per Post an:

Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration

Sachgebiet Z5, Odeonsplatz 3, 80539 München

Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter:
https://www.innenministerium.bayern.de/hil/datenschutz/spezifisch/index.php

Auf dem Postweg eingehende Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung des Datenschutzes sowie des AGG vernichtet. Bitte verzichten Sie daher auf die Verwendung von Bewerbungsmappen oder Folien und reichen Sie keine Originalunterlagen ein.

Auslagen für Vorstellungsgespräche können nicht übernommen werden.